Guia de reuniões
Planejamento de reuniões
- Anuncie a reunião com alguns dias de antecedência. Você pode querer usar o processo de aconselhamento e Doodle para encontrar uma data se a reunião não for regular.
- Certifique-se de que haja pelo menos uma pessoa tomando notas na reunião.
- Certifique-se de que haverá alguém presente capaz de transmitir a reunião.
- Usamos Interspace ou Discord para nossas reuniões.
- Por favor, não se esqueça de anunciar a reunião no canal #scheduling do Discord antes de começar.
- Deve haver sempre uma rodada introdutória e uma rodada de encerramento.
- Após a reunião, certifique-se de que as notas sejam salvas no Notion, um link para as notas seja postado no canal #meetingnotes do Discord e o vídeo seja publicado em nosso Canal de Transparência no YouTube.
Tomando notas
- Deve haver um anotador designado para cada reunião.
- Usamos o Notion para manter registros de nossas notas de reunião.
Transmissão e Gravação de Vídeo
Gravamos e/ou transmitimos ao vivo nossas videoconferências online para manutenção de registros, para apoiar nossa equipe e defender nossos valores de transparência e responsabilidade. Você pode encontrar gravações de nossas reuniões no Canal de Transparência da Giveth no YouTube.
Como gravar reuniões para Giveth Transparency:
- Usamos o OBS para transmitir ao vivo e gravar nossas videochamadas. Você pode baixá-lo aqui.
- Durante a instalação, selecione "Otimizar para streaming, a gravação é secundária".
- Selecione YouTube como o serviço de streaming e insira a Chave de transmissão do YouTube da Giveth Transparency. Se você precisar de acesso à Stream Key, pergunte a um dos membros da nossa equipe.
- Em geral, as configurações recomendadas no assistente de configuração já estão otimizadas para o seu dispositivo, mas sinta-se à vontade para ajustá-las.
- Configure suas fontes de vídeo e áudio; recomendamos o uso do Window Capture para streaming de chamadas.
- Quando estiver pronto para transmitir a reunião, selecione a janela apropriada para capturar e selecione "Iniciar transmissão". Seu vídeo será transmitido automaticamente ao vivo no YouTube.
- Para um guia de configuração mais completo, confira este vídeo de nossos amigos do Token Engineering Commons (TEC).
Governança de Reuniões
Se você estiver procurando por mais notas sobre as reuniões passadas do Giveth DAC/Community, você pode encontrá-las aqui.
Tipos e intenções de reunião
A Giveth visa operar reuniões que sejam eficientes, conectivas, justas, transparentes e centradas no coração. Fazemos isso honrando o tempo e os acordos que o coletivo concordou. Algumas reuniões, como nossa Chamada à Comunidade de Domingo semanal, têm como objetivo fornecer atualizações e destaques para que todos os círculos possam entender o que há de mais recente e melhor uns dos outros e estar alinhados. Em nossa Community Call, o momento não é para debater ideias ou tomar decisões, mas sim para compartilhar atualizações.
Outras reuniões, como nossa chamada semanal de Governança de segunda-feira, também conhecida como GIVernance, destinam-se a apresentar propostas e objeções de campo ou feed-forward do grupo. Além dessas reuniões de grupo maiores e recorrentes, os Colaboradores podem agendar sessões de trabalho individuais ou em pequenos grupos para concluir uma tarefa específica. Essas reuniões reúnem os participantes necessários para se concentrar em um objetivo e levá-lo para casa.
Cargos da reunião
Existem funções específicas a serem preenchidas. Em geral, usamos papéis para evitar que as coisas se tornem pessoais. Por exemplo, não é que Griff esteja interrompendo Dani, mas sim que o Facilitador está se certificando de que o Relator de Contrato Inteligente respeite o processo da reunião.
O Facilitador
O Facilitador precisa ficar curioso e calmo. Eles garantem que o processo de reunião seja RESPEITADO a todo custo, como um árbitro. O Facilitador é encorajado a interromper quando as pessoas estão fugindo do assunto e é desencorajado a fazer comentários extras ou de coaching. É muito importante que o Facilitador permaneça neutro.
O Facilitador mantém o espaço para que as pessoas possam processar sua tensão por conta própria e reagir conforme precisam se expressar livremente em um ambiente seguro e controlado.
O Anotador
A tomada de notas é importante porque nos permite capturar os destaques da reunião de forma clara e organizada e armazená-los no Notion, nossa ferramenta transparente compartilhada. O Facilitador também pode ser o Anotador para reuniões menores, mas em geral é melhor que sejam 2 pessoas diferentes.
A tarefa mais importante é registrar os itens da agenda. Todo o resto gravado é bônus :-D. O Anotador tem a responsabilidade de ir até a pessoa quando houver um conflito interpretando os resultados da reunião.
Após a reunião, o Anotador compartilhará um link para as anotações da reunião no canal #meetingnotes do Discord.
O Gravador de transmissão ao vivo
O Gravador de Transmissão ao Vivo é responsável por gravar e publicar a gravação de áudio/vídeo da reunião no canal do YouTube da Giveth Transparency. Para cumprir adequadamente essa responsabilidade, é importante que o Gravador de Transmissão ao Vivo esteja pontual e presente durante todas as reuniões que ele é responsável por gravar para garantir que tudo esteja sendo capturado e compartilhado de forma transparente.
O Proponente
O Proponente é a pessoa que coloca uma tensão na pauta para o grupo discutir. Uma 'tensão' é uma linguagem comumente usada na sociocracia e na holocracia. Quando alguém tem uma objeção, é um problema, ou tensão, que precisa ser processado - geralmente por meio da criação ou adaptação da proposta até que a tensão seja aliviada e a proposta/solução possa ser aprovada.
É responsabilidade do Proponente propor uma solução para a tensão e é sua responsabilidade garantir que sua solução alivie a tensão. NÃO é sua responsabilidade resolver os problemas de outras pessoas. Uma tensão de cada vez.
Não se sinta pressionado a resolver os problemas de outras pessoas com a sua solução. Todos são adultos e precisamos que todos se cuidem. Isso começa com você cuidando de suas responsabilidades. Você não precisa aceitar nenhum dos comentários que recebeu.
Os Reatores
Os Reatores são todos que não são o Proponente durante o processo decisório. Eles são encorajados a reagir livremente como quiserem durante a rodada de reação.
O Opositor
O Opositor precisa ficar curioso e calmo. São aqueles que acreditam que a solução proposta para a tensão do Proponente causaria danos ou faria Giveth retroceder. Se eles têm uma simples preocupação com a proposta ou acham que algo deve ser adicionado à proposta, mas não acreditam que a proposta causaria danos concretos ou moveria Giveth para trás, então não é uma objeção válida e deve ser considerada uma objeção inválida pelo Facilitador.
Amostra de fluxo de uma reunião
Um facilitador e um anotador para a reunião devem ter sido escolhidos com antecedência e quando todos estiverem na reunião, a reunião pode começar.
Para a nossa GIVernance Call especificamente, seguimos muitos dos princípios sociocráticos. Esta reunião está estruturada seguindo o exemplo das reuniões de governança na sociocracia.
O objetivo de uma reunião de governança é:
- Criar, remover ou modificar os Papéis do Círculo
- Criar, remover ou modificar as Políticas do Círculo
- Eleger pessoas para os papéis centrais do Círculo
Agora vamos percorrer um exemplo de fluxo de reunião e processo de governança:
- Centralização opcional
O Facilitador pode optar por iniciar a reunião conduzindo o grupo através de uma prática de centralização para ancorar a energia de todos e sintonizar na mesma frequência. Isso pode parecer trabalho de respiração, uma pequena meditação ou visualização, compartilhando uma citação inspiradora ou um prato combinado.
- Check in
Todos expressam o que é mais vivo para eles, revelam quaisquer distrações pessoais momentâneas e declaram uma intenção de 30 segundos ou menos para a reunião. Uma pessoa fala de cada vez. Este não é um momento para respostas ou discussão.
- Logística da Reunião dos Estados Facilitadores
Um espaço simples para triagem de quaisquer questões administrativas e logísticas a serem levadas em consideração para a reunião. Por exemplo, temos 2 horas para a reunião; Jen precisa sair cedo; esta reunião está sendo transmitida ao vivo e tem 25 espectadores até agora; estaremos trazendo o almoço às 13h; etc.
- Construindo a Agenda
O Facilitador apresenta a agenda da reunião pré-preparada e, em seguida, abre o espaço para solicitações de agenda adicionais antes de mergulhar. Os itens da agenda podem ser enviados com antecedência via Discord, discussão de reunião anterior e/ou curadoria pelo Facilitador da reunião.
O objetivo é construir uma agenda de tensões, ou tópicos, para processar. Não há ordem específica e qualquer pessoa pode adicionar itens à agenda. O Anotador captura os itens da agenda para todos. O Facilitador determinará a ordem em que esses itens da agenda serão processados.
- Processe cada item da agenda com o processo de Tomada de Decisão Integrativa
O Facilitador incentiva todos a tomar notas e determina a ordem em que esses itens da agenda são processados rapidamente.
Apresentar proposta
Ou o Facilitador da Reunião compartilha a atualização/destaque com o grupo -ou- o Proponente descreve a tensão e em uma frase faz uma proposta para resolvê-la. A proposta deve, em geral, ser a criação de um círculo, papel ou política. Apenas o proponente fala durante este tempo.
Esclarecer dúvidas
Todos os participantes da reunião podem fazer perguntas esclarecedoras sobre a tensão ou proposta para garantir que tenham um bom entendimento. O Proponente tem então a chance de responder às perguntas. Este não é um espaço para discussões de ida e volta.
NÃO é permitido o uso de perguntas esclarecedoras para opinar sobre a proposta. Opiniões, sugestões, reações... tudo deve ficar para a Rodada de Reação que vem a seguir. O Facilitador cortará qualquer pergunta que esteja transmitindo uma opinião ou que não tenha a intenção de entender melhor a proposta. Não há uma linha dura entre esclarecer a pergunta e a reação, e fica a critério do Facilitador discernir entre as duas.
Reações
Um de cada vez, cada pessoa reage à proposta como achar melhor. Nenhuma resposta ou interrupção é permitida durante a reação de alguém. Qualquer tipo de reação é bem-vinda, desde críticas intelectuais a explosões emocionais. A única ressalva é que as reações não devem envolver alguém em particular. Todos reagem, exceto o Proponente.
As reações são o único passo da reunião de governança em que as pessoas podem falar livremente. É uma fase perfeita para apresentar diferentes perspectivas e sugerir melhorias na proposta, para que o Proponente possa integrar essas mudanças se assim o desejar.
Esta é a parte perigosa desta reunião se as pessoas querem continuar falando e falando... tudo bem, e TEM que ser permitido. Isso pode tornar essas reuniões longas.
Alterar e esclarecer
Após a conclusão de todas as reações, o Proponente pode, opcionalmente, esclarecer a intenção da proposta ou alterá-la com base nas reações. Apenas o proponente fala; nenhuma discussão permitida.
Embora o proponente possa modificar a proposta como quiser, o objetivo é que o proponente altere sua proposta se encontrar uma maneira melhor de lidar com sua tensão. Não é seu trabalho abordar todas as preocupações e reações ouvidas durante a rodada de reação, ou mesmo fazer melhorias sugeridas por outros participantes.
Cuidado com o rastejamento de propostas.
Rodada de objeções
Um de cada vez, o Facilitador pergunta a cada participante se eles veem "alguma razão pela qual a adoção desta proposta causaria danos ou levaria Giveth para trás". O proponente também tem a oportunidade de levantar uma objeção. As objeções são declaradas, testadas e capturadas sem discussão. Uma pessoa pode ter várias objeções, e as objeções de todos devem ser capturadas antes de passarmos para a próxima etapa.
Se não houver objeção, a proposta é aprovada e passamos para o próximo item da pauta.
O Facilitador precisará testar a objeção ocasionalmente para determinar se a objeção é válida ou para ajudar o Opositor a esclarecer a objeção. Para testar, há 3 perguntas a serem feitas:
- Como você acredita que adotar essa proposta prejudicaria ou faria Giveth retroceder?
- Essa objeção ainda existe se esta proposta não foi implementada?
- A proposta é boa o suficiente por enquanto e segura o suficiente para tentar, sabendo que podemos reavaliar isso mais tarde se surgirem problemas?
Integração
Se uma ou várias Objeções foram levantadas, o Facilitador passa para a etapa de Integração. O objetivo é alterar a proposta para que ela não cause a Objeção e ainda aborde a tensão original do proponente. As objeções são integradas uma de cada vez. Para cada objeção, o Facilitador facilita uma discussão para ajudar a integrar a objeção. Principalmente o Opositor e o Proponente falam, mas outros também podem ajudar. A discussão para assim que o Opositor e o Proponente concordam que uma proposta alterada não causaria uma objeção enquanto ainda trata da tensão do Proponente. Este não é um lugar para debater o valor da proposta ou da objeção! Precisamos nos concentrar em encontrar uma emenda aceitável à proposta com a qual tanto o Opositor quanto o Proponente concordem. AVANÇAR O MAIS RÁPIDO POSSÍVEL!
Uma vez que todas as objeções estejam integradas, volte para uma Rodada de Objeções para garantir que não haja nenhuma nova objeção.
- Verificação de saída
Cada pessoa tem a oportunidade de compartilhar uma reflexão final sobre este encontro. Nenhuma discussão.
- Publicação de transparência
O Anotador publica as notas da reunião no canal #meetingnotes no Discord da Giveth.
O Gravador de Transmissão ao Vivo publica a gravação de áudio/vídeo da reunião no canal do YouTube da Giveth Transparency.