Guía para reuniones
Planificación de reuniones
- Por favor, anuncie la reunión con unos días de antelación. Es posible que desee utilizar el proceso de asesoramiento y Doodle para encontrar una fecha si la reunión no es regular.
- Asegúrese de que haya al menos una persona tomando notas en la reunión.
- Asegúrese de que haya alguien presente que pueda transmitir la reunión.
- Usamos Interspace o Discord para nuestras reuniones.
- No olvide anunciar la reunión en el canal #scheduling de Discord antes de comenzar.
- Siempre debe haber una ronda de introducción y una ronda de cierre.
- Después de la reunión, asegúrese de guardar las notas en Notion, se publique un enlace a las notas en el canal #meetingnotes de Discord, y el video se publica en nuestro canal de YouTube de transparencia.
Tomar nota
- Debe haber un tomador de notas designado para cada reunión.
- Usamos Notion para el mantenimiento de registros de nuestras notas de reuniones.
Transmisión y grabación de video
Grabamos y/o transmitimos en vivo nuestras videoconferencias en línea para el mantenimiento de registros, para apoyar a nuestro equipo y defender nuestros valores de transparencia y responsabilidad. Puede encontrar grabaciones de nuestras reuniones en el Canal de YouTube de Giveth Transparency.
Cómo grabar reuniones para Giveth Transparency:
- Usamos OBS para transmitir en vivo y grabar nuestras videollamadas. Puede descargarlo aquí.
- Durante la instalación, seleccione "Optimizar para transmisión, la grabación es secundaria".
- Seleccione YouTube como el servicio de transmisión e ingrese la clave de transmisión de YouTube de Giveth Transparency. Si necesita acceso a Stream Key, pregúntele a uno de los miembros de nuestro equipo.
- En general, las configuraciones recomendadas en el asistente de configuración ya están optimizadas para su dispositivo, pero siéntase libre de ajustarlas.
- Configure sus fuentes de video y audio; recomendamos usar Window Capture para la transmisión de llamadas.
- Cuando esté listo para transmitir la reunión, seleccione la ventana apropiada para capturar y seleccione "Iniciar transmisión". Su video se transmitirá automáticamente en vivo en YouTube.
- Para obtener una guía de configuración más completa, consulte este video de nuestros amigos en Token Engineering Commons (TEC).
Gobernanza de Reuniones
Si está buscando más notas sobre reuniones pasadas de Giveth DAC/Community, puede encontrar esto aquí.
Tipos de reuniones e intenciones
Giveth tiene como objetivo operar reuniones que sean eficientes, conectivas, justas, transparentes y centradas en el corazón. Hacemos esto respetando el tiempo y los acuerdos que el colectivo ha acordado. Algunas reuniones, como nuestra Llamada comunitaria dominical semanal, tienen como objetivo brindar actualizaciones y aspectos destacados para que todos los círculos puedan comprender lo último y lo mejor de cada uno, y estar alineados. En nuestra Llamada a la comunidad, el momento no es para generar ideas o tomar decisiones, sino para compartir actualizaciones.
Otras reuniones, como nuestra llamada semanal de gobernanza de los lunes, también conocida como GIVernance, están destinadas a presentar propuestas y objeciones de campo o comentarios del grupo. Además de estas reuniones grupales más grandes y recurrentes, los Colaboradores pueden programar sesiones de trabajo 1 a 1 o en grupos pequeños para completar una tarea específica. Estas reuniones reúnen a los participantes necesarios para enfocarse en una meta y llevarla a casa.
Funciones de reunión
Hay roles específicos para ser llenados. En general, usamos roles para evitar que las cosas se vuelvan personales. Por ejemplo, no es que Griff esté interrumpiendo a Dani, sino que el facilitador se asegura de que el reportero de contratos inteligentes respete el proceso de la reunión.
El facilitador
El Facilitador necesita permanecer curioso y calmado. Se aseguran de que el proceso de la reunión se RESPETE a toda costa, como un árbitro. Se alienta al facilitador a interrumpir cuando las personas se están desviando del tema y se le recomienda no hacer comentarios adicionales o asesorar. Es muy importante que el Facilitador se mantenga neutral.
El facilitador mantiene el espacio para que las personas puedan procesar su tensión por sí mismas y reaccionar según sea necesario para expresarse libremente en un entorno seguro y controlado.
El tomador de notas
Tomar notas es importante porque nos permite capturar los aspectos más destacados de la reunión de una manera clara y organizada y almacenarlos en Notion, nuestra herramienta transparente compartida. El facilitador también puede ser el tomador de notas para reuniones más pequeñas, pero en general es mejor si son 2 personas diferentes.
La tarea más importante es registrar los puntos de la agenda. Todo lo demás grabado es bonus :D. El tomador de notas tiene la responsabilidad de acudir a la persona cuando hay un conflicto interpretando los resultados de la reunión.
Después de la reunión, tomador de notas compartirá un enlace a las notas de la reunión en el #meetingnot es el canal de Discord.
La grabador de la transmisión en vivo
El Grabador está a cargo de grabar y publicar la grabación de audio/video de la reunión en el canal de YouTube de Giveth Transparency. Para cumplir adecuadamente con esta responsabilidad, es importante que el grabador esté a tiempo y presente durante todas las reuniones que son responsables de grabar para garantizar que todo se capture y comparta de manera transparente.
El proponente
El Proponente es la persona que pone tensión en la agenda para que el grupo la discuta. Una 'tensión' es un lenguaje comúnmente utilizado en la sociocracia y la holocracia. Cuando alguien tiene una objeción, es un problema o una tensión que debe procesarse, generalmente creando o adaptando la propuesta hasta que se alivie la tensión y se pueda aprobar la propuesta/solución.
Es responsabilidad del Proponente proponer una solución a la tensión y es su responsabilidad asegurarse de que su solución aliviará la tensión. NO es su responsabilidad resolver los problemas de otras personas. Una tensión a la vez.
No te sientas presionado a resolver los problemas de otras personas con tu solución. Todos somos adultos y necesitamos que todos se cuiden. Eso comienza cuando usted se hace cargo de sus responsabilidades. No tiene que tomar ninguno de los comentarios que recibió.
Los reactores
Los Reactores son todos aquellos que no son el Proponente durante el proceso de toma de decisiones. Se les anima a reaccionar libremente como quieran durante la ronda de reacción.
El objetor
El Objetor necesita permanecer curioso y calmado. Son cualquiera que crea que la solución propuesta a la tensión del Proponente causaría daño o haría retroceder a Giveth. Si tienen una simple inquietud sobre la propuesta o piensan que se debe agregar algo a la propuesta, pero no creen que la propuesta cause daño concreto o haga retroceder a Giveth, entonces no es una objeción válida y debe declararse como una objeción inválida. por el Facilitador.
Flujo de la reunion (Ejemplo)
Se debe haber elegido un facilitador y un tomador de notas para la reunión con anticipación y una vez que todos estén en la reunión, la reunión puede comenzar.
Específicamente para nuestra Llamada GIVernance, seguimos muchos de los principios sociocráticos. Este encuentro está estructurado siguiendo el ejemplo de los encuentros de gobernanza en la sociocracia.
El propósito de una reunión de gobierno es:
- Crear, eliminar o modificar los Roles del Círculo
- Crear, eliminar o modificar las Políticas del Círculo
- Elegir personas para los roles centrales del Círculo
Ahora veremos un flujo de reunión de muestra y un proceso de gobierno:
1. Centrarse (Opcional)
El Facilitador puede elegir comenzar la reunión guiando al grupo a través de una práctica de centrado para conectar la energía de todos y sintonizar en la misma frecuencia. Esto puede parecer un trabajo de respiración, una breve meditación o visualización, compartir una cita inspiradora o un plato combinado.
2. Presentarse
Todos expresan lo que es más vivo para ellos, revelan cualquier distracción personal momentánea y declaran una intención de 30 segundos o menos para la reunión. Una persona habla a la vez. Este no es un momento para respuestas o discusión.
3. Logística de la reunión de los Estados facilitadores
Un espacio sencillo para clasificar cualquier cuestión administrativa y logística a tener en cuenta para la reunión. Por ejemplo, tenemos 2 horas para la reunión; Jen necesita irse temprano; esta reunión se está transmitiendo en vivo y tiene 25 espectadores hasta el momento; estaremos trayendo el almuerzo a la 1pm; etc.
4. Construcción de la Agenda
El facilitador presenta la agenda de la reunión preparada previamente y luego abre el espacio para solicitudes de agenda adicionales antes de empezar. Los elementos de la agenda se pueden enviar con anticipación a través de Discord, en una discusión previa a la reunión y/o seleccionados por el facilitador de la reunión.
El objetivo es construir una agenda de tensiones, o temas, a procesar. No hay un orden específico y cualquiera puede agregar elementos a la agenda. Tomador de notas captura los elementos de la agenda para todos. El Facilitador determinará el orden en que se procesan estos puntos de la agenda.
5. Procese cada punto de la agenda con el proceso de toma de decisiones integradora
El facilitador alienta a todos a tomar notas y determina el orden en que se procesan estos elementos de la agenda sobre la marcha.
Propuesta actual
El facilitador de la reunión comparte la actualización/resaltado con el grupo -o- el proponente describe la tensión y en una oración hace una propuesta para resolverla. En general, la propuesta debe ser la creación de un círculo, rol o política. Solo el proponente habla durante este tiempo.
Preguntas aclaratorias
Todos los participantes de la reunión pueden hacer preguntas aclaratorias sobre la tensión o propuesta para asegurarse de que tienen un buen entendimiento. El Proponente entonces tiene la oportunidad de responder a las preguntas. Este no es un espacio para discusiones de ida y vuelta.
NO está permitido utilizar preguntas aclaratorias para opinar sobre la propuesta. Opiniones, sugerencias, reacciones... todo debe quedar para la próxima Ronda de Reacción. El facilitador cortará cualquier pregunta que transmita una opinión o que no tenga la intención de comprender mejor la propuesta. No existe una línea divisoria entre la pregunta aclaratoria y la reacción, y queda a discreción del Facilitador discernir entre las dos.
Reacciones
Uno a la vez, cada persona reacciona a la propuesta como mejor le parezca. No se permite ninguna respuesta o interrupción durante la reacción de alguien. Cualquier tipo de reacción es bienvenida, desde críticas intelectuales hasta arrebatos emocionales. La única advertencia es que las reacciones no deben involucrar a alguien en particular. Todos reaccionan excepto el Proponente.
Las reacciones son el único paso de la reunión de gobierno en el que las personas pueden hablar libremente. Es una fase perfecta para aportar diferentes perspectivas y sugerir mejoras a la propuesta, para que el Proponente pueda integrar esos cambios si le gustan.
Esta es la parte peligrosa de esta reunión si la gente quiere seguir hablando y hablando… está bien, y TIENE que permitirse. Esto podría hacer que estas reuniones sean largas.
Modificar y aclarar
Una vez completadas todas las reacciones, el Proponente puede, opcionalmente, aclarar la intención de la propuesta o modificarla en función de las reacciones. Sólo habla el proponente; no se permite la discusión.
Aunque el proponente puede modificar la propuesta como quiera, el objetivo es que el proponente modifique su propuesta si encuentra una mejor manera de abordar su tensión. No es su trabajo abordar todas las inquietudes y reacciones escuchadas durante la ronda de reacción, ni siquiera hacer las mejoras sugeridas por otros participantes.
Cuidado con la fluencia de propuestas.
Ronda de objeciones
Uno a la vez, el Facilitador pregunta a cada participante si ven "algún motivo por el cual adoptar esta propuesta podría causar daño o hacer retroceder a Giveth". El proponente también tiene la oportunidad de presentar una objeción. Las objeciones se expresan, prueban y capturan sin discusión. Una persona puede tener varias objeciones, y las objeciones de todos deben ser capturadas antes de pasar al siguiente paso.
Si no hay objeciones, se adopta la propuesta y se pasa al siguiente punto del orden del día.
El Facilitador necesitará probar la objeción ocasionalmente para determinar si la objeción es válida o para ayudar al Objetante a aclarar la objeción. Para probar, hay 3 preguntas para hacer:
- ¿Cómo cree que la adopción de esta propuesta causaría daño o haría retroceder a Giveth?
- ¿Sigue existiendo esta objeción si esta propuesta no se implementó?
- ¿La propuesta es lo suficientemente buena por ahora y lo suficientemente segura para intentarlo, sabiendo que podemos volver a abordar esto más adelante si surgen problemas?
Integración
Si se plantearon una o varias Objeciones, el Facilitador pasa al paso de Integración. El objetivo es enmendar la propuesta para que no cause la Objeción y aún aborde la tensión original del proponente. Las objeciones se integran una a la vez. Para cada objeción, el Facilitador facilita una discusión para ayudar a integrar la objeción. La mayoría de las veces hablan el objetor y el proponente, pero otros también pueden ayudar. La discusión se detiene tan pronto como el Objetante y el Proponente hayan acordado que una propuesta enmendada no causaría una objeción mientras se sigue abordando la tensión del Proponente. ¡Este no es un lugar para debatir el valor de la propuesta o la objeción! Necesitamos centrarnos en encontrar una enmienda aceptable a la propuesta en la que tanto el objetor como el proponente estén de acuerdo. ¡AVANCE CUANTO ANTES!
Una vez que todas las objeciones estén integradas, regrese a una ronda de objeciones para asegurarse de que no haya ninguna objeción nueva.
6. Echa un vistazo
Cada persona tiene la oportunidad de compartir una reflexión final sobre esta reunión. Sin discusión.
7. Publicación de transparencia
El tomador de notas publica las notas de la reunión en el canal #meetingnotes en Giveth Discord.
Livestream Recorder publica la grabación de audio/video de la reunión en el canal de YouTube de Giveth Transparency.